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Termes de Référence du poste
| INTITULE DU POSTE | : | ASSISTANT(E) FINANCIER(ERE) |
| Reporte à | : | FINANCES MANAGER |
| Nombre de poste | : | 01 (un) |
| Lieu d’affectation | : | Antananarivo ou Vavatenina |
| Type de contrat | : | CDD de 9 mois avec possibilité de renouvellement |
| Catégorie et groupe | : | 4B / 3 |
Contexte du poste
La Fondation Aga Khan (AKF-Madagascar), par le biais de l’Organisation de soutien pour le Développement Rural à Madagascar (OSDR(M)), œuvre depuis 2005 dans l’appui technique agricole des collectivités de paysans de la région SOFIA à Madagascar. L’objectif global du programme est de contribuer à l’amélioration du revenue au sein du ménage par le biais de l’augmentation du rendement moyen rizicole et d’un accès amélioré à des marchés plus rémunérateurs.
Vu l’évolution croissante en terme de développement des activités du programme en général, l’OSDR(M), a décidé de renforcer la composition de l’équipe déjà opérationnelle, par la restructuration du système opérationnelle.
A cet effet, l’AKF-Madagascar a décidé de recruter une Assistante en Finance pour appuyer la mise en œuvre des
activités rattachées à la Finance.
La Fondation Aga Khan, (AKF) enregistrée sous le statut d’association à Madagascar, est un organisme privé à but non lucratif qui a pour mission la lutte contre la pauvreté, l’exclusion économique et sociale, l’analphabétisme, la carence en santé publique.
D’un point de vue institutionnel, l’unité Finance, opérationnelle également depuis 2005 dans la région Sofia, s’inscrit, depuis, dans le renforcement des capacités de l’AKF-Madagascar en termes de bonne gouvernance et de développement du système financier.
Objectif du poste
L’Assistant(e) Financier(ère) a pour objectif d’appuyer le Finances Manager pour la bonne tenue de la comptabilité du programme et pour coordonner les aspects financiers des activités. En appui au Finances Manager, le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel d’AKF-Madagascar, en lui fournissant diverses formes d’assistance dans le cadre de la réalisation budgétaire et financière de son programme de travail, y compris la gestion du flux financier, une comptabilité fiable, le traitement diligent des per diem et avances afférentes aux missions et voyages officiels, le suivi, la vérification et le calcul des demandes de remboursement des membres du personnel et des consultants, ainsi que le paiement des factures et l’établissement de bons de commandes.
Lien hiérarchique
L’Assistant(e) Financier(ère) travaille sous la responsabilité directe du Finances Manager.
La composition de l’équipe Finance est amenée à évoluer en fonction du développement des activités, mais aussi
en fonction de l’évolution des contextes d’intervention.
Liens fonctionnels
Sous la supervision directe du Finances Manager, Elle collabore en interne avec les membres de l’équipe d’appui technique, l’équipe opérationnelle et toute l’équipe administratif et financier.
Fonction principale
L’Assistant(e) Financier(ère) travaille en toute indépendance et confiance, en faisant preuve d’un sens aigu des questions confidentielles.
- L’Assistant(e) financier(ère) est appelé à collaborer étroitement et efficacement avec le Finances Ses activités spécifiques consistent, entre autres, à :
- Fournir diverses formes d’assistance, sous la supervision du Finances Manager et des autres membres de l’équipe de la catégorie professionnelle, dans le cadre de la mise en œuvre du programme de travail de l’OSDR(M), en apportant un appui et des conseils, en présentant des informations fiables, en faisant preuve de diligence dans l’exécution des tâches, en faisant attention aux détails et en respectant les délais.
Tâches et Responsabilités
L’Assistant(e) Financier(ère) est chargée de veiller à :
Factures / demandes de paiement :
- Enregistrer les factures reçues dans l’ordre chronologique et en suivre le traitement et le paiement,
- Vérifier l’exactitude des factures reçues,
- Présenter les factures pour l’approbation du paiement par le Finances Manager,
- Après approbation, procéder à la demande de paiement,
- Suivi de près des paiements (rapprochement),
- Signaler au Finances Manager tout retard éventuel de paiement et proposer des solutions,
- Informer les prestataires de services/fournisseurs des paiements effectués en leur donnant les détails nécessaires,
- Archiver et classer les copies des factures et les demandes de paiements,
Création et Gestion de comptes fournisseurs :
- Recueillir les informations nécessaires auprès des prestataires de services et des consultants,
- Vérifier l’exhaustivité des informations et les classer en conséquence,
- Envoyer une demande de création de compte fournisseur au Finances Manager selon la procédure convenue,
- Actualiser la liste interne des fournisseurs,
Remboursement des frais de mission
Selon les règles de la Fondation, calculer le remboursement des frais de mission des Missionnaires, Consultants et des participants selon la formule qui s’imposent (frais réel, Per diem, remboursements…).
Rapports financiers
- Vérifier les rapports financiers des groupes de travail et les Districts, en les comparant avec le budget approuvé et s’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des données,
- Vérifier les rapports de gestion des petites caisses,
- Établir, avec le Finances Manager, des rapports financiers pour les dépenses courantes du Programme,
- Préparer des états internes de rapprochement des comptes bancaires du Programme.
Exécuter les ordres de paiements des salaires et des dépenses administratives
- Consulter la liste de paiements pour identifier les rejets et informer l’unité concernée pour correction
- Dans le cadre de relation avec les banques, assurer le contact avec les différents correspondants
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET CAPACITES REQUISES
Age / Genre : indifférent
Formation : Au moins une licence ou un diplôme équivalent en finance, comptabilité ou autres domaines connexes,
Nive au d’expérience : confirmé. Une expérience dans le domaine de management des systèmes de finance et d’administration.
Connaissances spécifiques : Avoir une facilité de communication et avoir le sens d’esprit d’équipe. Une bonne pratique des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point). Une connaissance d’autres systèmes financiers informatisés serait un atout supplémentaire.
Compétences, expériences et qualités indispensables :
- Très bonnes capacités dans l’encadrement d’équipe,
- Parler couramment le malagasy et le français;
- Être honnête, intègre et
- Sens de la responsabilité et de l’organisation
- Excellents aptitudes rédactionnelles
- Travail sous pression et grande résistance au stress ;
- Possédant une faculté d’adaptation,
- Très grande disponibilité et aptitudes relationnelles,
- Rigueur, honnêteté, discrétion, ponctualité,
- Capacité de travailler en équipe
Compétences et expériences appréciées : La personne devrait avoir la capacité de motiver et inspirer des équipes par son propre comportement et valeurs.
PRINCIPES et POLITIQUE DE L’AKF-OSDR(M)
AKF Madagascar/ OSDR(M) s’est engagé activement :
Dans la prévention des risques liés aux abus, harcèlement, exploitation sexuelle et maltraitance ;
- Dans la promotion de l’égalité des genres et le respect de la diversité ainsi que le traitement de toutes les personnes avec dignité ;
- Dans la lutte contre les fraudes et la corruption dans toutes leurs formes,
AKF Madagascar/ OSDR(M) applique le principe de l’égalité des chances d’accès à l’emploi ; nous encourageons toutes les candidatures sans distinction liée au genre, à l’âge, à l’origine, à la religion, au handicap. Le processus de recrutement de l’AKF Madagascar/ OSDR(M) est gratuit.
DOCUMENTS A FOURNIR
- Lettre de motivation,
- Curriculum vitae avec coordonnées téléphoniques et e-mail des 3 personnes de références (obligatoire),
- Application form (téléchargeable au site osdrm.mg)
Le dossier de candidature doit être envoyé à l’adresse recrutement.osdrm@gmail.com au plus tard le vendredi 19 Novembre 2021 à l’heure de fermeture de bureau. Avec la mention « Financial Assistant – OSDRM »